Voorwaarts werkt met kinderen, scholen en collega's. Daarbij komen we persoonsgegevens tegen. In deze verklaring staat welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten daarbij horen.
Voorwaarts is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy komen binnen op het e-mailadres hierboven en worden door ons zelf behandeld.
We verwerken gegevens van vier groepen mensen. Per groep staat hieronder wat we bijhouden en waarom.
Daarnaast komen we bij persoonlijke begeleiding gegevens van leerlingen tegen. Daarover staat verderop een apart onderdeel, want daarbij is onze rol een andere.
Naam, functie, school of organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en de correspondentie die we met elkaar hebben. Voor de facturatie ook adresgegevens en factuurgegevens.
Om offertes uit te brengen, afspraken te maken, de dienstverlening uit te voeren, te factureren en contact te houden over lopende trajecten.
Voor het grootste deel omdat we de overeenkomst uitvoeren. Voor de administratie geldt daarnaast onze wettelijke bewaarplicht. Vragen die via het contactformulier binnenkomen verwerken we op grond van ons gerechtvaardigd belang om die vraag te kunnen beantwoorden.
Facturen en administratie bewaren we zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat voorschrijft. Correspondentie en contactgegevens bewaren we tot twee jaar na het laatste contact. Berichten via het contactformulier die niet tot een samenwerking leiden verwijderen we na een jaar.
Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, opleiding en werkervaring, en de aantekeningen die we tijdens een gesprek maken.
Om te beoordelen of iemand bij ons past en om de sollicitatieprocedure te doorlopen.
Omdat er stappen worden gezet die tot een overeenkomst kunnen leiden, en omdat wij er belang bij hebben goede mensen te vinden.
Tot vier weken na afronding van de procedure. Willen we gegevens langer bewaren om later nog eens contact op te nemen, dan vragen we daar toestemming voor en bewaren we ze maximaal een jaar.
Referenties vragen we alleen na overleg met de sollicitant.
Naam, contactgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer, kopie identiteitsbewijs, bankgegevens, arbeidsvoorwaarden, diploma's en de Verklaring Omtrent het Gedrag. Voor zelfstandigen daarnaast het KvK-nummer en het btw-nummer.
Om de arbeids- of opdrachtrelatie uit te voeren, salaris of facturen te betalen, de personeelsadministratie bij te houden en aan te tonen dat onze mensen bevoegd zijn om met leerlingen te werken.
Voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op het gebied van belasting, loonadministratie en de Verklaring Omtrent het Gedrag.
Het personeelsdossier bewaren we tot twee jaar na afloop van het dienstverband of de opdracht. Gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, zoals de loonadministratie, bewaren we zeven jaar.
We vragen niet naar gezondheidsgegevens en leggen die ook niet vast. Bij ziekte houden we alleen bij dat iemand afwezig is en hoe lang, niet waarom.
Bij het geven van lessen, gym, workshops en sport- en spelprogramma's leggen we geen leerlinggegevens vast in onze eigen systemen. Wat onze docenten in de klas zien en horen blijft in de klas en gaat niet mee in een dossier bij ons.
Alleen bij persoonlijke begeleiding ligt dat anders. Daarbij maken we in opdracht van de school verslagen over de voortgang van een leerling. In die situatie is de school verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat betekent dat de school bepaalt wat er met die gegevens gebeurt en dat wij ons aan haar instructies houden. We sluiten daarvoor met de school een verwerkersovereenkomst.
Verslagen en documentatie uit persoonlijke begeleiding verwijderen we na vijf jaar, tenzij we met de school schriftelijk iets anders hebben afgesproken of de wet een andere termijn voorschrijft.
Foto's of video's waarop leerlingen herkenbaar zijn maken en gebruiken we alleen als de school de toestemming van ouders of verzorgers heeft geregeld. Ouders die willen dat een foto wordt verwijderd kunnen dat bij de school of rechtstreeks bij ons melden.
Onze website draait op WordPress en wordt beheerd en onderhouden door een externe partij. Op de website staan onderdelen van andere bedrijven die gegevens van bezoekers kunnen ontvangen.
Deze diensten kunnen cookies plaatsen en het IP-adres van de bezoeker ontvangen. Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn vragen we vooraf toestemming. Die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via de cookie-instellingen of door de cookies in de browser te verwijderen.
Via het contactformulier ontvangen we een naam, e-mailadres, onderwerp en bericht. We gebruiken die alleen om de vraag te beantwoorden.
Wie via de website de brochure van de O'Neill Schoolcamps aanvraagt, laat een naam, schoolnaam met plaats en e-mailadres achter. Die gegevens gebruiken we om de brochure toe te sturen en de aanvraag te kunnen opvolgen. Alleen wie daarvoor apart een vinkje zet, ontvangt later nog informatie over de schoolkampen; in elke mail staat hoe je je daarvoor afmeldt, en die toestemming kan ook altijd worden ingetrokken via info@voor-waarts.nl. Brochure-aanvragen bewaren we maximaal twee jaar; wie zich voor meer informatie heeft aangemeld, blijft in ons bestand tot hij zich afmeldt.
We verkopen geen gegevens en delen ze niet met partijen die er hun eigen reclame op willen baseren. Wel schakelen we leveranciers in die ons werk mogelijk maken. Denk aan de partij die onze website beheert, onze e-mail- en opslagomgeving, ons boekhoudpakket en onze salarisadministratie. Met deze partijen hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten waarin staat dat zij de gegevens alleen voor ons mogen gebruiken.
Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst.
Sommige van onze leveranciers slaan gegevens op buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat het geval is, zorgen we dat dit gebeurt op basis van de standaardbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.
We nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies en tegen toegang door mensen die er niets mee te maken hebben.
Vermoedt iemand dat gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik van wordt gemaakt, dan horen we dat graag via info@voor-waarts.nl.
Iedereen van wie wij gegevens verwerken heeft een aantal rechten.
Een verzoek kan gestuurd worden naar info@voor-waarts.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we vragen om aan te tonen dat iemand is wie hij zegt te zijn.
Gaat het om gegevens van een leerling uit een begeleidingstraject, dan loopt het verzoek via de school. Zij is daarvoor verantwoordelijk en wij verwijzen het verzoek naar haar door.
Wie vindt dat we niet zorgvuldig met zijn gegevens omgaan, kan dat bij ons melden. We lossen het liefst samen op wat er speelt.
Daarnaast bestaat altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op dit gebied. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Verandert er iets aan de manier waarop we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. De meest recente versie staat altijd op voor-waarts.nl.
